LAUS HALF MARATHON
in chiave SISTEMICA:
LA RICETTA DEL SUCCESSO
Lo scorso 31 ottobre a Lodi sono arrivati 1700 runner che hanno partecipato alla sesta edizione della Laus Half Marathon.Il successo della manifestazione, che ha superato ogni aspettativa, non era così scontato visto che alle consuete difficoltà organizzative si sono aggiunte le restrizioni legate all'emergenza covid.
Come è possibile ottenere simili risultati?
Lo spiego in questo articolo attraverso il punto di vista sistemico.
Di cosa parliamo in questo articolo?
Laus Half Marathon: la ricetta vincente
Nel 2015 il gruppo podistico San Bernardo di Lodi decide di colmare un vuoto che si faceva sentire sempre di più sul territorio: Lodi era l’unica provincia lombarda rimasta senza un evento sportivo competitivo per runner. Così, contro ogni perplessità e scetticismo, prende il via la prima edizione della Laus Half Marathon a cui aderiscono più di mille iscritti.
A distanza di sei anni la mezza maratona lodigiana è arrivata ad essere la quinta manifestazione nella regione per numero di partecipanti e venticinquesima in Italia. L’edizione di quest’anno, nonostante le restrizioni dovute all’emergenza covid, ha riscosso un successo che è andato oltre ogni previsione tanto da essere definita dal quotidiano locale “l’edizione dei record”.
Come si raggiungono questi risultati anche a fronte di un evento traumatico e imprevisto quale può essere una pandemia?
Gli ingredienti di questa ricetta vincente sono diversi, ma hanno tutti un punto in comune: l’organizzazione e l’evento sono il risultato di un sistema che funziona.
Il giorno della gara: la qualità emergente
Dal punto di vista sistemico il giorno della gara è “la qualità emergente” del sistema, cioè è il risultato delle azioni e correlazioni che esistono fra tutti gli elementi che appartengono a questa “complessità organizzata”: qualsiasi modificazione di una parte del sistema provoca modificazioni in tutte le altri parti in modo da mantenere un equilibrio che oscilla e si adatta in continuazione ai cambiamenti interni ed esterni al sistema stesso.
Non è un caso se oggi la Laus è caratterizzata da un alto livello agonistico dei partecipanti e ha il riconoscimento certificato della Federazione Italiana di Atletica Leggera; inoltre non viene dimenticato il mondo amatoriale a cui gli organizzatori dedicano la camminata di 8 km e non manca il sostegno alle associazioni di volontariato a cui ogni anno viene donata una quota delle iscrizioni alla camminata.
Il gruppo direttivo: la mia esperienza
Per qualche tempo ho fatto parte del direttivo come rappresentante del fitwalking e parto da questa esperienza per spiegarmi meglio.
L’organizzazione della mezza maratona è suddivisa per aree di competenza: pianificazione del percorso e vigilanza, allestimento dei ristori, preparazione e consegna dei premi e delle medaglie, iscrizioni, distribuzione delle pettorine e consegna pacchi gara, deposito borse, comunicazione e marketing, fotografia, mezzi di trasporto. Nulla viene lasciato al caso, tranne gli imprevisti.
Il gruppo promotore è sempre stato così consolidato e in sintonia che non c’è mai stato bisogno di mettere qualcosa per iscritto; tutti conoscevano e condividevano lo stesso linguaggio tecnico-sportivo e le stesse regole esplicite e implicite che venivano trasmesse a voce da un anno con l’altro.
Poi uno dei componenti ha deciso che era arrivato il momento di ritirarsi. L’equilibrio raggiunto negli anni doveva cambiare ed io in che modo avrei potuto essere utile?
Mi aveva sempre colpito la quantità incredibile di esperienza e conoscenze di ogni componente del gruppo e secondo me adesso era arrivato il momento di mettere per iscritto tutte queste risorse che sarebbero state indispensabili non solo per i sostituti dei dimissionari ma per chiunque in futuro avrebbe deciso di far parte dell’organizzazione.
Così mi sono offerta di intervistare i responsabili di ciascuna area per redigere delle linee guida.
Ho ascoltato ognuno e ho posto domande che aiutassero a spacchettare l’attività in azioni e step e a definire in modo univoco ruoli e funzioni; inoltre grazie a queste domande ogni responsabile avrebbe avuto l’occasione di riordinare le idee per vedere in modo più chiaro cosa andasse bene e cosa invece fosse da migliorare.
Dopo le interviste ho standardizzato i processi traducendo le parole in diagrammi di flusso.
Questo ne è un esempio (prima della pandemia)
Le linee guida: la complessità organizzata
Le linee guida hanno rivelato la “complessità organizzata” del sistema Laus Half Marathon che potrebbe essere sintetizzata così:
Il cuore Laus Half Marathon rappresenta la qualità emergente di un sistema costituito da tanti sottosistemi che interagiscono fra loro per raggiungere un obiettivo comune: la riuscita della gara. E l’obiettivo comune diventa il collante che rende difficile abbandonare il campo ai componenti del sistema.
I diagrammi di flusso nelle linee guida permettono invece di osservare che gli elementi di ogni sottosistema hanno specifici attributi (ruolo, compiti, funzioni), instaurano fra loro relazioni significative e strutturano regole attraverso la ripetizione di alcuni scambi comunicativi (ad es. come esporre il cibo nel ristoro centrale).
Il sistema Laus con i suoi sottosistemi è aperto verso il mondo esterno con cui avvengono scambi continui e mantiene il proprio equilibrio attraverso continue oscillazioni. Immaginate ad esempio cosa succederebbe se i volontari che si occupano di vigilare sul percorso bloccassero il traffico fino al termine della gara senza consentire il passaggio delle auto nei momenti di calma.
Riflessioni finali
Non è possibile stabilire quanto la redazione delle linee guida abbia inciso sulla sostituzione del fondatore e sulla conseguente ridefinizione di alcune attività, ma mettere ordine alle idee e prendere consapevolezza delle proprie risorse ha sicuramente consentito agli organizzatori di sentirsi meno smarriti e avere più chiara la direzione da seguire. E non è proprio questo uno degli obiettivi del counseling?